Creemos necesario una interpretación conjunta de las Reglas de catalogación y el formato MARC21 para la creación de registros bibliográficos automáticos accesibles por medio de un OPAC. La catalogación plantea el problema de tener que consultar a la vez las Reglas de Catalogación[1] y el Formato MARC21 para registros bibliográficos[2], dos instrumentos de trabajo necesarios cuya estructura no coincide. Las reglas están organizadas de manera que se haga primero la descripción bibliográfica y luego se asigne el punto de acceso principal, que precede a la referencia bibliográfica, y los puntos de acceso adicionales que van a continuación de ésta. (Cuadro 1)
Estructura de un registro
Campos formato
CATALOGACIÓN
Punto acceso principal
1XX
Título clave
222*
Título uniforme
240
0. Forma del contenido y tipo de medio
336
337
1.Título y mención de responsabilidad
245
DESCRIPCIÓN
2. Edición
250
3. Datos específicos
362*
4. Publicación
260
BIBLIOGRÁFICA
5. Descripción física
300
6. Serie
490
7. Notas bibliográficas
5XX
8. Identificador del recurso
020, 022, 024
CATALOGACIÓN
Puntos acceso adicionales materia
6XX
Puntos de acceso adicionales personas, entidades corporativas y título
7XX
Puntos de acceso adicionales serie
8XX
Cuadro 1. Relación entre los datos contenidos en un registro bibliográfico y los campos del formato MARC21.
(Los campos que llevan * son específicos para recursos continuados)
El Formato MARC 21 presenta la información, lógicamente, según el orden de las etiquetas de campo y es más amplio porque contempla las clasificaciones de materia y los campos de control del registro informático. El orden del formato coincide con el de los datos del registro que ve el usuario en el OPAC. (Cuadro 2)
CAMPOS/
ETIQUETAS
CONTENIDO
Cabecera
001
Número de control
008
Códigos de información de longitud fija
020
ISBN
022
ISSN*
024
Otros identificadores normalizados (NIPO)
080
Clasificación Decimal Universal
1XX
Punto de acceso principal
222
Título clave*
240
Título uniforme
245
Título propiamente dicho
250
Edición
260
Publicación
300
Descripción física
336
Forma del contenido
337
Tipo de medio
362
Datos específicos de publicaciones seriadas*
490
Serie
5XX
Notas bibliográficas
6XX
Puntos de acceso adicionales de materia
7XX
Puntos de acceso adicionales de personas, entidades corporativas y título
8XX
Puntos de acceso adicionales de serie
Cuadro 2. Estructura de un registro en formato MARC21.
(Los campos que llevan * son específicos para recursos continuados)
La necesidad de un instrumento que contemple las reglas de catalogación y el formato conjuntamente se plantea porque la catalogación no se concibe ya como una operación aislada sino que forma parte de la gestión bibliotecaria totalmente automatizada. En efecto, los programas de ordenador para catalogación, que son un módulo de los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria o Documental, asumieron muchas de las funciones que antes se realizaban manualmente como la ordenación de registros y procesamiento de la información de cara a su recuperación por medio de un OPAC. Además, algunos aspectos de la ISBD como la puntuación que separa áreas y elementos dentro de éstas se han sustituido en la mayoría de los casos por los códigos del formato.
La interpretación conjunta de las reglas de catalogación y el formato MARC21 presenta, en primer lugar, el problema de establecer el orden de los capítulos y epígrafes relacionando las normas con el formato. Se ha estimado conveniente seguir el orden de los campos del formato excepto todo lo relacionado con los puntos de acceso, por tres razones:
1.La diferenciación entre el punto de acceso principal y secundario carece de relevancia en un entorno automatizado puesto que la recuperación es indistinta por cada uno de ellos.
2.El control de autoridades afecta tanto al punto de acceso principal como a los secundarios y en ambos casos las formas autorizadas se crean siempre en los campos 1XX, por lo que conviene darles un tratamiento global.
3. Hay una tendencia a eliminar la consideración de punto de acceso principal, que con carácter universal sería el título de los documentos, y los nombres de personas y entidades corporativas serían siempre punto de acceso adicional, al igual que las materias, serie, etc.
La estructura de este texto sigue por tanto el orden de los campos del formato salvo, como hemos dicho, lo referente a puntos de acceso. Se inicia con una introducción a la norma ISBD y otra introducción al formato MARC21. La primera parte está dedicada a la catalogación de monografías; la segunda parte a los denominados materiales especiales, de los que se han seleccionado recursos sonoros, imágenes en movimiento (vídeos y películas) y recursos electrónicos; y la tercera parte a recursos continuados (seriadas, periódicas e integrables). La cuarta y última parte, está dedicada a la catalogación de partes componentes, anteriormente llamada analítica, que se refiere a partes de obras (artículos de revista o partes de monografías). Cada una de las partes incluye las normas relativas para la descripción bibliográfica y catalogación redactadas en el orden de los campos del formato, seguidas del capítulo sobre elección de puntos de acceso y control de autoridades. Se incluyen al final los apéndices de abreviaturas, nombres de escritores clásicos griegos y latinos, y un índice analítico (Cuadro 3).
En definitiva, no se ha hecho más que adaptar la estructura del texto a la práctica catalográfica para facilitar la tarea por medio de la asociación de las normas de catalogación y de formatos.
Partiendo de esta estructura, la metodología empleada para diferenciar cuándo una norma se refiere a la catalogación o al formato está basada en los siguientes puntos:
1. Toda la información referida al formato aparece en negrita y la de las reglas de catalogación en letra normal.
2. Las explicaciones propias a una norma, un campo o un ejemplo van en cursiva, así como algunas expresiones latinas que aparecen excepcionalmente para desarrollar abreviaturas previstas en la norma ISBD.
3. Las normas para el formato no están referidas a un programa concreto, pero como la mayoría de éstos identifican por medio de los códigos de subcampo la puntuación prevista en la norma ISBD, en los ejemplos solo se utiliza la puntuación cuando un código de subcampo se corresponde con varios signos de puntuación. (Véase 1.2.3)
4. En el capítulo 3 de la primera parte dedicado a los campos de los puntos de acceso (M1XX) se ofrecen tanto las normas para su elección como las recomendaciones para el control de autoridades. (Capítulos 14, 15 y 16 de la Reglas de catalogación).
ESTRUCTURA
CAMPOS/
ETIQUETAS
CONTENIDO
SUMARIO
INTRODUCCIÓN
Justificación
Introducción a la ISBD
Introducción al formato MARC21
PRIMERA PARTE:
MONOGRAFÍAS
Cabecera
001
Número de control
008
Códigos de información de longitud fija
020
ISBN
024
Otros identificadores normalizados (NIPO)
080
Clasificación Decimal Universal
240
Título uniforme
245
Título y mención de responsabilidad
250
Edición
260
Publicación
300
Descripción física
336
Forma del contenido
337
Tipo de medio
490
Serie
5XX
Notas bibliográficas
1XX/7XX
Puntos de acceso principal/ secundarios
6XX
Puntos de acceso adicionales de materia
8XX
Puntos de acceso adicionales de serie
SEGUNDA PARTE:
MATERIALES ESPECIALES
GRABACIONES SONORAS
Todos los campos contemplados para monografías y, además, los específicos de estos tipos de recursos
IMAGEN EN MOVIMIENTO
RECURSOS ELECTRÓNICOS
TERCERA PARTE:
RECURSOS CONTINUADOS
Todos los campos contemplados para monografías y además:
022
ISSN
210
Título abreviado
222
Título clave
246
Variantes del título
310
CUARTA PARTE: PARTES COMPONENTES
ANEXOS
Anexo I: Lista de abreviaturas
Anexo II: Autores clásicos griegos más conocidos
Anexo III: Autores clásicos latinos más conocidos
Anexo IV: Campos 6XX Puntos de acceso adicionales de materias
ÍNDICE ANALÍTICO
Cuadro 3. Estructura del texto.
5. En la primera parte, dedicada a monografías, se interpretan detalladamente cada una de las normas establecidas por la ISBD y las Reglas de catalogación, lo que permite que en la segunda y tercera parte se tengan mayor incidencia las normas específicas para los recursos correspondientes y se tratan de manera general los campos que tienen en común con las monografías. Para diferenciar la búsqueda por las etiquetas de los campos de cada una de las partes, las de monografías van precedidas de la letra M (M100, M300, etc.), las de recursos continuados por las letras RC (RC245, etc.), las de recursos sonoros por las letras RS (RS245, etc.), las de imágenes en movimiento (películas y videograbaciones) por las letras PV (PV245, etc.), las de recursos electrónicos por las letras RE (RE245, etc.) y las de partes componentes por las letras PC (PC245, etc.)
6. El nivel de descripción previsto para los registros es el intermedio (véase norma 1.0.9. de las Reglas de catalogación) ya que permite una descripción con amplias posibilidades de recuperación y se adapta a las necesidades de la mayoría de los centros.
7. Los datos catalográficos y los campos del formato que se desarrollan están en relación con el nivel de descripción elegido, lo que justifica la ausencia de normas para la descripción a dos niveles, porque no la contempla el formato. Sin embargo, se incluyen campos del formato que no son de uso frecuente en monografías (M76X-M79X) y que se han expuesto de manera más amplia en el capítulo de recursos continuados donde son más necesarios.
La norma ISBD prescribe todos los aspectos relacionados con la descripción bibliográfica de los tipos más comunes de recursos bibliográficos[3]. Afecta por tanto a:
Textos impresos
Recursos cartográficos
Recursos electrónicos
Imágenes en movimiento
Recursos multimedia
Recursos de música notada
Grabaciones sonoras
Imágenes fijas
Recursos continuados
Solamente se van a desarrollar las normas referidas a los tipos documentales que aparecen subrayados en la lista precedente. La letra cursiva del último tipo se debe a que esta denominación no aparece como tal en las notas preliminares de la ISBD consolidada, aunque sí se menciona en el desarrollo de la normativa. Los recursos multimedia se han incluido en los recursos electrónicos.
La norma ISBD estructura la información bibliográfica posible de un documento en ocho áreas distintas:
0. Forma del contenido y tipo del medio
1. Título y mención de responsabilidad
2. Edición
3. Datos específicos de material o tipo de recurso
4. Publicación, distribución, etc.
5. Descripción física
6. Serie
7. Notas bibliográficas
8. Identificador del recurso
El orden de las áreas es inalterable, pero se puede suprimir alguna de ellas si no se puede aplicar al documento que se está catalogando.
Se refiere a aquellas partes de la publicación de donde se obtienen los datos para realizar su descripción. Para el área 1 (Título y mención de responsabilidad) la fuente principal de información es la portada y, por tanto, los datos de ésta tienen preferencia sobre los de otra parte del recurso. Si la información para esta área se toma de otra fuente que no es la portada, los datos se encerrarán entre corchetes si se dan dentro del área o se registrarán en el área de notas, en este caso sin corchetes. Para el resto de las áreas la fuente de descripción principal es cualquier parte del recurso. Cuando para completar la descripción sea necesario utilizar una fuente externa al recurso (catálogos, repertorios, etc.) los datos obtenidos se registrarán entre corchetes o se darán en el área de notas. Si dentro de un área hay que poner dos o más elementos sucesivos entre corchetes, se utilizará un par de éstos para cada uno de ellos: [S.l.] : [s.n.]
La descripción bibliográfica utiliza unos signos de puntuación propios que sustituyen a los de la publicación. Son los siguientes:
| a) los que van preceadidos y seguidos de espacio en blanco: |
/ barra
: dos puntos
; punto y coma
= igual
- guión
... tres puntos o signo de omisión
[ ] corchetes[4]
( ) paréntesis
b) los que van solamente seguidos de espacio, como en el uso gramatical normal:
. punto
, coma
La puntuación prescrita para separar las distintas áreas (. - punto, espacio, guión, espacio) no se utiliza cuando se cataloga por medio de un formato que está estructurado en campos independientes. Pero cuando un área termina en punto porque la última palabra es una abreviatura, se puede poner éste aunque en el registro se visualice doble (el punto de la abreviatura y el de separación de área). Ej.: 3ª ed. .
Se emplea la lengua en que está escrito el documento en las áreas 1, 2, 4 y 6. El resto de las áreas, es decir, la 0, 3, 5, 7 y 8, se redactan en la lengua del centro catalogador. La ortografía es la normal para cada lengua, es decir, para el uso de mayúsculas y minúsculas así como los acentos se siguen las reglas de ortografía correspondientes a la lengua en que está escrito el documento aunque éste no las utilice. (Por ejemplo, si en una publicación el título viene en letras mayúsculas, se transcribe según la ortografía normal).
En cuanto al uso de letras iniciales, éstas se transcribirán sin espacio entre cada letra, aunque en el recurso vengan separadas: J.C.L. Pero una inicial que consta de más de una letra se considera una palabra y se separa de la siguiente: Dr. J.C.L.
Cuando un recurso utiliza símbolos que no se pueden reproducir para representar determinadas palabras, se incluirá en la descripción la palabra equivalente encerrada entre corchetes: I [love] Paris (la palabra love se representa con un corazón).
La norma ISBD utiliza una serie de abreviaturas redactadas en latín para que sean comunes a todos los registros independientemente de la lengua de éstos. Aunque están incluidas en el apéndice VIII de las Reglas de Catalogación (Anexo 1 ), exponemos las más utilizadas:
[i.e.:] –id est- y [sic] se utilizan cuando en los datos que ofrece la publicación hay una errata. La abreviatura [sic] detecta la errata, pero la abreviatura [i. e.:] la detecta y la corrige. Ej.:
Pájinas escojidas [sic] es una falta de ortografía intencionada
... editados por Eusebio Moreles [i.e.: Morales] es una errata de imprenta
[et al.] -et alii- se utiliza cuando se suprimen títulos o nombres de personas o entidades corporativas porque son numerosos en la publicación.
[S.l.] -sine loco- cuando no se conoce el lugar de publicación
[s.n.] -sine nomine- cuando no se conoce el nombre del editor
cm -centímetros- se utiliza en la descripción física.
Las Reglas de Catalogación (epígrafe 1.0.9, pág. 6-8) establecen tres niveles de descripción prescritos por la norma ISBD para adaptar la información de los registros a las necesidades de los usuarios. El primer nivel es el más superficial y contiene la información imprescindible para identificar un documento. El segundo nivel es más amplio que el anterior y, como ya se ha expuesto, es el que se va a utilizar en este texto. El tercer nivel es muy exhaustivo en cuanto a los datos a incluir y se recomienda para bibliografías nacionales o para catálogos muy especializados.
El esquema de una descripción realizada en el segundo nivel de descripción es el siguiente:
Título propiamente dicho = Título paralelo : subtítulo / primera mención de
responsabilidad ; otras menciones de responsabilidad. – Edición / mención de
responsabilidad de la edición. – Datos específicos de la clase de documento. –
Lugar preferente de publicación : editor preferente, año de edición
Descripción física (excepto material anejo). – (Título de la serie / mención de
responsabilidad de la serie, ISSN de la serie ; número de serie. Título de la
subserie, ISSN de la subserie ; número de la subserie)
Notas bibliográficas
Identificador del recurso
Las siglas MARC (Machine Readable Catalog) identifican un formato bibliográfico para la catalogación automática de todo tipo de documentos. Consiste en una estructura informática en la que los campos se han creado para identificar todos los elementos informativos que establecen las Reglas de catalogación en un registro bibliográfico (descripción bibliográfica y puntos de acceso) y además incluir una información codificada adicional que permite ampliar el campo de recuperación de un registro.
La estructura del formato MARC21, como todas las versiones del MARC, está basada en la norma ISO 2709-1981 (ANSI Z39.2-1979), según la cual la información de cada registro está dividida en cuatro partes:
1. Cabecera o guía: se encuentra al comienzo de cada registro bibliográfico y proporciona las directrices para su proceso. Tiene una longitud fija de 24 caracteres. (Posiciones 00-23)
2. Directorio: índice codificado del contenido del registro. Da estabilidad al programa y hace posible el manejo informático de todo el registro ya que permite la localización de los datos en el mismo. No se utiliza en el proceso de la catalogación, sino que está establecido por el control informático del sistema.
3. Campos de control o de extensión fija: tienen información codificada sobre aspectos del registro no convencionales como lengua, país de publicación, etc., que permiten hacer catálogos especiales según la lengua de los documentos, país de publicación, etc. No tienen indicadores ni códigos de subcampo. Comprende los campos 001- 008.
4. Campos de datos variables: contienen información codificada alfanuméricamente sobre la noticia bibliográfica. Sus etiquetas van del 01X al 8XX. Contienen los datos bibliográficos propiamente dichos, es decir los puntos de acceso y la descripción bibliográfica. Dentro de cada uno de estos campos la información se identifica por medio de los designadores de contenido que son:
- Las etiquetas: grupo de tres cifras que sirven para identificar los campos ya que al ser de extensión variable no pueden ser identificados por su posición en el registro.
- Los indicadores: son siempre dos y especifican el contenido de un campo cuando la etiqueta no es suficiente para identificar correctamente la variedad de información posible.
- Códigos de subcampo ($): identifican y separan cada uno de los elementos informativos de un campo. Pueden coincidir con la puntuación establecida en la norma ISBD para la descripción bibliográfica o con la estructura de los encabezamientos y subencabezamientos de materia. En otros casos responden solo a la estructura del formato. Se identifican mediante el signo $ seguido de una letra minúscula y en casos minoritarios de un número.
Hay una relación entre los campos de datos variables y la estructura de la norma ISBD, donde, como ya se ha expuesto, la información se divide en áreas constituidas cada una de ellas por elementos que se diferencian por medio de unos signos de puntuación establecidos. El formato se estructura en campos, identificados por etiquetas, que se corresponden con las áreas y, dentro de ellos, los elementos constituyen los subcampos (Cuadro 4). Éstos se identifican por medio de los códigos de subcampo que, en la mayoría de los casos, sustituyen a los signos de puntuación.
NORMA ISBD
FORMATO MARC21
Áreas
Campos
Elementos
Subcampos
Puntuación
Códigos de subcampo
Cuadro 4. Correspondencia entre la norma ISBD y el Formato MARC21.
Los campos y los subcampos se pueden repetir o no, según los casos. La guía del formato lo especifica en cada caso añadiendo (NR) cuando no son repetibles y (R) cuando lo son.
[1] Reglas de Catalogación. Ed. nuevamente rev. Madrid: Ministerio de Educación y Cultura, 1999 (reimpresión de 2010). Cada vez que en el presente texto se mencionan las Reglas de catalogación, se refiere a esta publicación sin que se haga una cita nueva en cada caso.
[2] Formato MARC21 para registros bibliográficos. Madrid: Biblioteca Nacional, 2012. A lo largo del presente texto aparecen referencias a esta publicación sin necesidad de repetir la cita para cada caso. La versión digital: Formato MARC21 para registros bibliográficos. Edición completa, actualizada a octubre de 2011.
[3] IFLA. ISBD: Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada [en línea] Ed. consolidada. IFLA, 2011 (revisión de 2013) [consulta: 15 junio 2014]. Formato PDF. Los tipos documentales citados aparecen en la edición preliminar consolidada (2008) publicada en español por el Ministerio de Culturak en 2010.